Personvernerklæring for rekruttering med Teamtailor
Tjenesten for håndtering av rekruttering og forenkling av ansettelsesprosessen leveres av Teamtailor på vegne av Hammer & Hanborg. Det er viktig at personene som bruker tjenesten føler seg trygge med og er informert om hvordan vi håndterer brukernes personopplysninger i rekrutteringsprosessen.
Vilkårene og retningslinjene nedenfor gjelder for alle kandidater i nettverket vårt
Vår rutine er at hver H&H-ansatt som kontakter en potensiell kandidat via telefon eller digital kanal, alltid refererer til vår nettbaserte kandidatplattform. Når du som kandidat registrerer dine opplysninger via vår nettside/kandidatplattform, inngår vi en gjensidig avtale mellom oss og den registrerte for å kunne tilby deg potensielle karrieremuligheter.
Registrerer du deg blir du søkbar for oss i H&H til både annonserte og ikke-annonserte stillinger. Du kan enten søke på annonserte stillinger selv via vår nettside, eller så kan du bli kontaktet av oss for å godkjenne at du vil ta del av prosesser for både annonserte og ikke-annonserte stillinger.
Hvilke personopplysninger behandles?
Du som kandidat registrerer selv dine personopplysninger via vår kandidatplattform. Vi har et kortere skjema der du fyller i kontaktopplysninger og ønsket arbeidssted. Du kan komplettere din registrering med en CV og/eller en søknad.
Utover dine preferanser (som invitasjoner til events o.l.) kommer H&H ikke til å samle inn eller behandle sensitive personopplysninger (som medlemskap i fagforening, politiske ståsted, seksuell legning eller religiøs tilhørighet) eller opplysninger som ikke har relevans for rekruttering og/eller konsulentutleie. Det er derfor viktig at du som kandidat ikke oppgir sensitive personopplysninger eller opplysninger som ikke er relevante for stillingene du søker på.
Behandling av personnummer
Behandling av personnummer kommer kun til å skje ved eventuell bakgrunnskontroll. Du som kandidat bør aldri oppgi ditt personnummer i din CV, søknad eller øvrig i din profil hos oss. Om det skal gjennomføres bakgrunnskontroll i en rekrutteringsprosess vil du bli informert, og du samtykker da til at vi behandler personnummeret ditt.
Hvilke personopplysninger kan bli behandlet når du er kandidat hos oss?
- For- og etternavn
- Kontaktopplysninger som e-postadresse, telefonnummer og bostedsadresse
- Tidligere arbeidserfaring og utdanning/kurs
- Intervjunotater
- Videoopptak av evt. intervju med H&Hs rekrutteringskonsulent og transkribering av intervjuet som vi kun bruker til internt bruk
- Testresultat fra testverktøy som brukes i utvalgsarbeid
- Informasjon om hvordan du har interagert med oss
- Tilbakemeldinger fra referansepersoner
- IP-adresser
- URL-er for eksempel LinkedIn profilen din
- Dokumenter som du selv har lastet opp i vår plattform via vår nettside
Formål
Formålet med å samle inn dine personopplysninger er at Hammer & Hanborg skal kunne opprettholde en relasjon med deg som kandidat for å kunne tilby deg potensielle, relevante karrieremuligheter gjennom rekruttering og/eller konsulentoppdrag. Vi kan også bruke kontaktinformasjonen din til å invitere deg til arrangementer og seminarer, og delta i undersøkelser. For hver utsendelse vil du få mulighet til å melde deg av.
Deling av personopplysninger med kunder
Personopplysninger som Hammer & Hanborg behandler for deg som kandidat kan deles med kunden i en rekrutteringsprosess. Av hensyn til ditt personvern, sender vi aldri din profil til kunden uten å ha hatt en dialog med deg først, og du har utvist interesse for den aktuelle stillingen. Testresultat fra testleverandør kan deles med kunden for de oppdrag du er aktuell for.
Overføring til ekstern leverandør
I noen prosesser gjennomfører du som kandidat eksempelvis personlighets- og/eller evnetester som leveres av en ekstern leverandør. Dine personopplysninger kan komme til å overføres og behandles av leverandøren slik at du kan gjennomføre slike tester. Den behandlingen har du godkjent ved å registrere dine opplysninger via vår kandidatplattform samt ved at du vil ta del av den aktuelle rekrutteringsprosessen.
Dine referanser
I rekrutteringsprosessen kan vi be deg om å oppgi referanser til oss. Du er ansvarlig for å informere referansene om at deres personopplysninger har blitt oppgitt til oss. Vi tar aldri referanser fra andre referansepersoner enn de som du selv har oppgitt til oss.
Sletting
H&H lagrer dine personopplysninger for fremtidige karrieremuligheter. Opplysninger som er relevante for enkelte rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosesser, som intervjunotater og opplysninger fra referanser, lagres kun så lenge de er nødvendige for prosessen og deretter i inntil tre år etter avsluttet rekrutterings- og/eller konsulentutleieprosess. Dette for at vi skal kunne ivareta vår rett ved eventuell diskrimineringstvist. Vi rydder også regelmessig i vår kandidatbase for at den skal være oppdatert og relevant.
Nyhetsbrev med ledige stillinger
Våre nyhetsbrev med aktuelle, pågående rekrutteringsoppdrag er ikke knyttet til din profil eller dine personopplysninger i vår kandidatplattform. Du kan når som helst avmelde deg som abonnent på våre nyhetsbrev. Dersom du avregistrerer deg fra nyhetsbrev, blir du ikke automatisk fjernet fra vår kandidatbase. Ønsker du å slette dine personopplysninger fra vår kandidatbase, henviser vi til «Retten til å bli slettet».
Dine rettigheter som registrert
Det er viktig for oss at du kjenner til de rettigheter du har som individ.
Retten til innsyn
Du har rett til å ta del av de opplysninger som vi har registrert om deg i vår kandidatdatabase. Om du ønsker å vite hvilke opplysninger vi har registrert hos oss, kan du gå til Data & Personvern. Der får du tilgang til dine personopplysninger i elektronisk format.
Retten til å endre
Du har rett til å rette eller slette opplysninger om deg når de er feilaktige, mangelfulle eller unødvendige. De opplysninger som du selv har oppgitt via vår nettside/ kandidatplattform kan du selv endre ved å logge inn i plattformen. Der har du også mulighet til å slette tidligere opplastede dokumenter, som CV og søknad. Du har også rett til å komplettere mangelfulle opplysninger. Send det du ønsker å endre på til infonorge@hammerhanborg.com.
Retten til å bli slettet
Du har rett til å be om å få slettet de personopplysninger som vi behandler om deg. I tilfeller der det finnes juridiske forpliktelser som hindrer at H&H umiddelbart kan slette visse personopplysninger, kan vi nekte din anmodning om sletting. Slike juridiske forpliktelser finnes for eksempel i regnskapslover. Det er også mulig at fremtidig behandling er nødvendig for å opprette, utøve eller forsvare oss mot rettslige krav. Om du ønsker at dine opplysninger skal slettes, gå til Data & Personvern.
Dersom det ikke finnes juridiske forpliktelser som hindrer oss fra å slette dine opplysninger, vil de slettes snarest og senest i løpet av 30 dager. Du vil bli informert om at sletting er gjennomført.
Retten til dataportabilitet
I de tilfeller der H&Hs behandling av personopplysninger er avtalefestet har du rett til å anmode at de opplysninger som berører deg, og som du har levert til Hammer & Hanborg, overføres til en annen personopplysningsansvarlig. En forutsetning for dette er dog at overføringen er teknisk mulig og at den kan skje automatisert. Data & Personvern.
Retten til å klage
Om du anser at H&H behandler dine personopplysninger i strid med reglene, kan du utover å kontakte oss på DPO@jurek.se, klage til Datatilsynet.
Sikkerhet
H&H har som mål om kun å behandle dine personopplysninger innenfor EU/EØS der våre IT-systemer finnes. H&H har gjennomført sikkerhetstiltak for å påse at behandlingen av personopplysninger skjer på en sikker måte og for å beskytte personopplysningene mot ulovlig innsyn, uautorisert behandling og misbruk. Tilgangen til systemene der personopplysningene lagres er begrenset til ansatte og leverandører som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Alle ansatte er dessuten informert om viktigheten av at sikkerheten opprettholdes gjennom interne rutiner som regulerer bruk av passord og arbeid som skjer utenfor kontoret og i utlandet.
H&H overvåker også kontinuerlig systemene for å oppdage eventuelle svakheter og for å beskytte dine personopplysninger.
Her finner du vår fullstendige personvernerklæring.
